Wenn die Server-Abschaltung näher rückt als die neue Lösung: Erfahre, wie wir durch Scaling-on-Demand 100 komplexe Dashboards gerettet und den Business-Betrieb ohne Ausfallzeiten gesichert haben.
Das Unmögliche möglich machen
Ein erfolgreiches Analytics Migration Management entscheidet oft über Fortbestand oder Stillstand des Business-Reportings – besonders wenn die Deadline unerbittlich näher rückt.
Unverhofft kommt oft. So heißt es zumindest. Und genau das dachte ich mir, als Ende November ein Anruf über MS Teams einging. Ob ich Zeit für ein Kundenprojekt habe. Ja, klar. Das ist das Schöne an der Data School: Dank der flexiblen Einsatzmöglichkeiten ist es möglich, innerhalb kurzer Zeit Teil eines Teams zu werden und direkt mitzuarbeiten und zu unterstützen.
Nachdem im November also klar wurde, dass Dutzende Dashboards von Tableau zu Power BI migriert werden müssen, wurde innerhalb weniger Tage ein Expertenteam von null auf sechs skaliert. Und ich war mittendrin in diesem sechsköpfigen Data Managed Team.
Ein Projektstart unter Zeitdruck
Deadlines sind so eine Sache. Während eines Projekts befinden sie sich immer irgendwo am Horizont, in ferner Zukunft. Oder tief im Unterbewusstsein versteckt, am Rande der Aufmerksamkeit. Bis die Deadlines plötzlich unmittelbar vor einem auftauchen und man realisiert, was alles noch fehlt. Was eben noch Monate waren, sind auf einmal nur noch wenige Wochen, gar Tage.
Und in genau so einer kritischen Situation wurden wir hinzugezogen. Die Abschaltung des Servers lag nur noch 31 Tage entfernt und es mussten noch 100 Dashboards migriert werden. Es war unsere Aufgabe unter Hochdruck die Übernahme zahlreicher Arbeitsmappen sowie deren Qualitätssicherung zu gewährleisten.
Erwartungen vs. Realität
Der initiale Anruf war sehr entspannt und der Kunde dankbar für unsere schnelle Hilfe, denn jedes Dashboard, das wir bearbeiten, muss er nicht migrieren. Die einzelnen Arbeitsmappen wurden uns via Jira zugänglich gemacht, inklusive sogenannter Storypoints und Prioritäten. Von „weniger wichtig“ bis „dringend“ und von eins wie „einfach“ bis zu fünf wie „sehr komplex“. Einige Arbeitsmappen waren noch unklassifiziert und erhielten erst später eine Einschätzung, weshalb ich mir zielsicher eine vier rausgesucht hatte.
Die Anforderungen waren komplexer als erwartet: Laut Vorbesprechung sollten 100 Dashboards, die hauptsächlich aus einer Tabelle mit ein paar Filtern bestehen, zu Power Bi migriert werden. Jedoch entpuppten sie sich als vielschichtige Matrix-Tabellen mit mehreren Parametern als Filtern. Manche Arbeitsmappen enthielten bis zu acht einzelne Dashboards, was die Bearbeitung eigentlich schneller machen sollte. Dachten wir. Doch tatsächlich waren 100 Arbeitsmappen gemeint, nicht 100 Dashboards. Ernüchterung machte sich kurz breit, jedoch ließen wir uns davon nicht unterkriegen. Extra motiviert schnappten wir uns die nächsten Dateien und legten los. Generell reichten unsere Aufgaben vom Nachbau bis hin zur Kontrolle bereits fertiggestellter Dateien.
Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
Unser Team bestand aus vier Mitarbeitenden aus Deutschland sowie zwei Kollegen aus UK. Im täglichen Austausch konnten wir uns über Hindernisse sowie Erfolge unterhalten. Da sich manche Aufgaben ähnelten konnten wir unsere Lösungsansätze austauschen und Anleitungen teilen. Zusätzlich gab es noch zwei Mal pro Woche Termine mit unserem Kunden, um den aktuellen Stand zu besprechen und etwaige Fragen zu klären. Auch hier war der Kunde stets entspannt und konnte uns mit seiner Erfahrung helfen. Er wies uns freundlich auf Einschränkungen hin, die ihnen selbst bereits begegnet waren, sodass wir gezielt alternative Lösungen entwickeln konnten.
Fazit: Unterstützung im entscheidenden MomentUnd am Ende der Frist? Zeigte sich der Kunde sehr zufrieden, insbesondere mit unseren proaktiven Vorschlägen und Workarounds. Natürlich konnten nicht alle Funktionen von Tableau eins zu eins in Power BI umgesetzt werden. Wann immer das der Fall war, haben wir uns Gedanken gemacht und nach effizienten Ersatzlösungen gesucht. Das ganze haben wir in Jira dokumentiert und in den regelmäßigen Terminen begründen können. Dadurch war unser Kunde stets in der Lage, unsere Änderungen an seinen Kunden weiterzuleiten, ohne sich groß in die Dateien einarbeiten zu müssen. Der zufriedenstellende Outcome lieferte Anlass dazu, das Projekt um einen weiteren Monat zu verlängern. Zwar war der Server abgeschaltet, aber dafür wurden Power BI Arbeitsmappen mit Anbindungen zum neuen Server bereitgestellt. Nach diesem Projekt kamen noch zwei weitere Kollegen in einem anderen Migrationsprojekt zum Einsatz. Rückblickend war es ein hervorragender Job. Wir konnten das Projekt in einer kritischen Phase effektiv unterstützen. Unser Team hat im engen Austausch untereinander sowie mit dem Kunden nach den besten Lösungen gesucht und zum richtigen Zeitpunkt die richtige Energie mitgebracht. |
Wie herausfordernd die Migration im Detail tatsächlich war, zeigte sich vor allem auf technischer Ebene. Welche Hürden uns bei Filtern, Parametern, Karten, Tabellenberechnungen und der Nachbildung von Tableau Logiken in Power BI begegnet sind, beschreiben wir in unserem Beitrag
Migration von Tableau zu Power BI: Technische Herausforderungen aus der Praxis.
