Ausgangssituation: Warum das native Salesforce-Reporting an Grenzen stößt
Unser Kunde – im Folgenden als „Handels-AG“ bezeichnet – verfügt über ein weitreichendes Vertriebsnetz mit zahlreichen Niederlassungen und nutzte Salesforce für Kunden-, Auftrags- und Umsatzdaten sowie das integrierte Reporting. Mit steigender Datenmenge und wachsenden analytischen Ansprüchen stieß die Reporting-Funktionalität jedoch an ihre architektonischen Grenzen.
Die zentralen Herausforderungen manifestierten sich in drei kritischen Bereichen:
1. Performance-Defizite: Die Dashboards waren langsam und reagierten träge auf jede Interaktion. Filteränderungen führten zu inakzeptablen Wartezeiten, was die Ad-hoc-Analyse nahezu unmöglich machte.
2. Mangelnde Analysetiefe: Die Visualisierungsmöglichkeiten waren oberflächlich. Es fehlten die notwendigen Funktionen für tiefergehende Vergleiche, flexible Zeitreihenanalysen oder detaillierte Performance-Rankings der Vertriebsteams und Mitarbeiter. Strategische Erkenntnisse blieben verborgen.
3. Visualisierungs-Komplexität: Die Darstellungen wirkten oft überladen und enthielten viele disparate Einzeldiagramme, die keine kohärente Geschichte erzählten. Dies behinderte das Verständnis und die Akzeptanz der Daten im Management.
Zusammenfassend führte dies dazu, dass wichtige strategische Entscheidungen nicht datengetrieben getroffen werden konnten, da die benötigten Informationen entweder zu langsam oder in unzureichender Qualität verfügbar waren.
Projektziel: Aufbau eines modernen, performanten Vertriebsreporting mit Tableau
Das übergeordnete Ziel des Projekts war die Ablösung der schwerfälligen Salesforce-Reporting-Umgebung durch ein modernes, performantes und interaktives Dashboard, basierend auf Tableau. Der Anspruch ging dabei über die reine Visualisierung hinaus: Es sollte eine neue, analytische Datenkultur in der Vertriebsorganisation etabliert werden.
Konkret sollte das neue Dashboard folgendes vertreten:
• Transparente KPI-Steuerung: Umsatz, Systemischer Rohertrag (SysRoh), Echter Rohertrag (EchtRoh), Aufträge, Kunden
• Flexible Zeitvergleiche: aktueller Monat, letzte 3/6 Monate, aktuelles Jahr, Vorjahr
• Performanceanalyse: auf Team- und Mitarbeiterebene
• Gewährleistung einer intuitiven und schnellen Bedienung
Unsere Lösung: Die Migration von Salesforce zu Tableau und Performance-Architektur
The Information Lab verantwortete die Konzeption und technische Implementierung der Lösung. Der Migrationspfad von Salesforce zu Tableau basierte auf einer robusten Architektur und zielgerichteter Performance-Optimierung.
1. Datenintegration und Modellierung: Die Rohdaten wurden über native Connectoren aus Salesforce in Tableau integriert. Im Gegensatz zur starren Struktur von Salesforce wurde ein Sternschema (Star Schema) als klare und performante Analysearchitektur aufgebaut.
2. Komplexe Logiken in Tableau: Tableau ermöglichte es, komplexe Berechnungsschichten direkt in der Oberfläche zu implementieren, insbesondere für die flexible Steuerung der Periodenlogik (aktuell vs. Vorjahr/Vormonat). Dies erlaubte ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit, das mit der bisherigen Lösung unerreichbar war.
3. Performance-Optimierung: Durch den Einsatz von Parametern, Aggregationen und einer durchdachten Filterlogik wurden die Ladezeiten der Dashboards von Minuten auf Sekunden reduziert.
4. Zweistufiges, interaktives Dashboard: Das finale Dashboard wurde in zwei Ebenen strukturiert, die einen klaren Erkenntnisweg sicherstellen:
• KPI-Übersicht: Eine Ansicht der zentralen Kennzahlen liefert sofortige Performance-Werte, ergänzt durch farbige Pfeile und Vergleichsbalken, die den Trend zur Vorperiode signalisieren.
• Zeitreihenanalyse: Hier werden Team- und Mitarbeiter-Performance im Zeitverlauf in interaktiven Liniendiagrammen verglichen. Ein integriertes, automatisches Ranking im Tooltip bietet sofortigen Detailblick.
Erzielter Mehrwert: Steigerung der Analysefähigkeit und Kundenerfolg
Die Implementierung von Tableau durch The Information Lab führte zu einer messbaren Verbesserung der Analysefähigkeit und Benutzerzufriedenheit bei der Handels-AG.
| Kriterium |
Vorher (Salesforce) |
Nachher (Tableau) |
Mehrwert für den Kunden |
| Performance |
Langsame Ladezeiten, träge Interaktion |
Deutlich schneller dank Aggregation und Caching |
Sofortige Erkenntnisgewinnung, keine Zeitverschwendung |
| Analysefähigkeit |
Eingeschränkte Filter, statische Vergleiche |
Dynamische Periodenvergleiche und Team-Rankings |
Strategische Entscheidungsfindung auf Basis frischer Daten |
| Datenlogik |
Starre, schwer anpassbare Strukturen |
Flexible Berechnung (LOD-Logik) direkt in Tableau |
Hohe Flexibilität bei neuen Reporting-Anforderungen |
| Akzeptanz |
Gering, Zahlen teils als inkonsistent empfunden |
Sehr hoch, durch saubere Datenbasis und intuitive Nutzung |
Vertrauen in die Kennzahlen und höhere Nutzeraktivität |
Der Use Case der Handels-AG demonstriert den strategischen Wert einer professionellen Migration und Performance-Optimierung von Business-Intelligence-Lösungen. Innerhalb von zwei Wochen hat die Expertise von The Information Lab es der Handels-AG ermöglicht, in der Datenmodellierung, Performance-Optimierung und visuellen Gestaltung den Schritt von einem reinen Daten-Speicher hin zu einem aktiven Analyse-Instrument zu vollziehen. Die Gesamtkosten beliefen sich dabei auf unter 10 Tsd. €. Was zuvor manuelle Reporting-Arbeit erforderte, ist nun ein interaktiver, geschäftskritischer Prozess.
„Das ist hier wunderbar gelöst. Ich find’s auch unten super mit den Linien, dass man diesen Direktvergleich vor Augen hat, ohne jetzt noch mal einen Filter zu setzen. Man sieht es sofort, wo sich das jeweilige Team befindet.” — Leitung Vertrieb, Handels-AG (anonymisiert)
„Die Performance und die Visualisierung sind jetzt auf einem Level, das wir vorher so nie erreicht hätten. Das ist präsentationsfähig und Management-tauglich.“ — Leitung Vertrieb, Handels-AG (anonymisiert)
