Mehrere Dateien in Alteryx laden: Das Verzeichnis-Tool für mehr Kontrolle

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Die Platzhalter-Methode ist der schnellste Weg, um mehrere Dateien mit einem einzigen Eingabedaten-Tool einzulesen. Sie hat allerdings eine Voraussetzung: Alle Dateien, die in den Workflow sollen, müssen etwas im Namen gemeinsam haben. Sobald die Auswahl von etwas anderem abhängt, etwa vom Erstellungsdatum, von einzelnen Ausnahmen oder davon, dass auch Unterverzeichnisse durchsucht werden, reicht der Platzhalter nicht mehr aus.

Für diese Fälle gibt es das Verzeichnis-Tool. Es liest keine Daten ein, sondern erzeugt zunächst eine Liste der Dateien in einem Ordner, samt Eigenschaften wie Dateiname, Pfad, Größe, Erstellungsdatum und Datum der letzten Änderung. Diese Liste lässt sich dann mit den üblichen Tools weiterverarbeiten, bevor überhaupt eine Datei geöffnet wird.

Wenn Du die Platzhalter-Methode noch nicht kennst: Sie ist in einem eigenen Beitrag beschrieben und für viele Standardfälle völlig ausreichend.

Der Aufbau in drei Schritten

Verzeichnis-Tool. Du trägst im Feld Verzeichnis den Ordner ein, aus dem gelesen werden soll. Über die Dateispezifikation legst Du fest, welche Dateien zurückgegeben werden, etwa *.csv für alle CSV-Dateien. Mit der Option Unterverzeichnisse einschließen werden auch Ordner unterhalb des angegebenen Verzeichnisses durchsucht; ohne diese Option bleibt es bei der Stammebene. Das Ergebnis ist eine Tabelle, in der jede gefundene Datei eine Zeile bildet, mit Feldern wie FullPath, Dateiname, Größe, CreationTime und LastWriteTime.

Filter. Auf dieser Tabelle arbeitest Du wie auf jedem anderen Datensatz. Du kannst nach Erstellungsdatum sortieren und nur die aktuellsten Dateien behalten, einzelne Dateinamen ausschließen oder nach Ordnerpfad trennen. Alles, was sich als Bedingung formulieren lässt, ist hier möglich.

Dynamische-Eingabe-Tool. Dieses Tool nimmt die verbliebenen Dateipfade entgegen und lädt die zugehörigen Daten in den Workflow. Erst an dieser Stelle werden die Dateien tatsächlich geöffnet.

Wann sich der Umweg lohnt

Der Unterschied zum Platzhalter liegt darin, dass Du die Auswahl auf Basis von Metadaten triffst statt auf Basis des Dateinamens.

Typische Situationen: Ein Ordner enthält mehrere Versionsstände desselben Reports und Du brauchst nur den jeweils neuesten. Ein Exportverzeichnis füllt sich laufend und Du willst über CreationTime nur die Dateien seit dem letzten Lauf verarbeiten. Eine Ablage ist nach Jahren oder Regionen in Unterverzeichnisse gegliedert, die alle mit erfasst werden sollen. Oder es liegen einzelne Dateien im Ordner, die zwar zum Namensmuster passen, aber nicht in die Auswertung gehören.

Ein Hinweis zu den Zeitfeldern: Das Feld LastAccessTime ist unter manchen Betriebssystemen standardmäßig deaktiviert. Für zeitbasierte Filter sind CreationTime und LastWriteTime die verlässlichere Wahl.

Nebenbei ist die Liste aus dem Verzeichnis-Tool auch ohne anschließenden Import nützlich, etwa um einen Überblick über einen gewachsenen Ablageordner zu bekommen oder um zu protokollieren, welche Dateien ein Workflow in einem bestimmten Lauf verarbeitet hat.

Was beide Methoden nicht lösen

Das Dynamische-Eingabe-Tool setzt voraus, dass alle gleichzeitig geladenen Dateien dasselbe Schema haben. Weicht eine Datei ab, kommt es zu Fehlern und die Daten werden nicht sauber zusammengeführt. Das gilt für die Platzhalter-Methode genauso.

Mit dem Verzeichnis-Tool hast Du an dieser Stelle allerdings einen Ansatzpunkt: Lassen sich die unterschiedlichen Strukturen an einem Merkmal erkennen, etwa am Verzeichnis oder an einem Namensbestandteil, kannst Du die Liste per Filter aufteilen und jede Gruppe über ein eigenes Dynamische-Eingabe-Tool laden.

Unterscheiden sich die Strukturen dagegen unsystematisch, führt kein Filter zum Ziel. Dann ist ein Batch-Makro der passende Weg. Es lädt jede Datei einzeln, bringt sie in ein einheitliches Format und fügt die Ergebnisse am Ende zusammen.

Unterstützung bei Alteryx

Solche Bausteine zahlen sich vor allem dann aus, wenn Workflows regelmäßig laufen und von mehreren Personen gepflegt werden. Dann geht es weniger um das einzelne Tool als darum, wie robust ein Prozess gegenüber neuen Dateien, wechselnden Ablagen und veränderten Strukturen ist.

Wir begleiten Teams in Alteryx Trainings von den Grundlagen bis zu Makros und automatisierten Abläufen, und in Beratungsprojekten rund um Alteryx, von der Einführung über Lizenzfragen bis zur Umsetzung konkreter Anwendungsfälle.