Pareto-Diagramm in Tableau erstellen: 80/20-Analyse Schritt für Schritt

Lesezeit: 8 Minuten

Du stehst vor einem klassischen Optimierungsproblem: Wie kann der Nutzen bei minimalem Aufwand maximiert werden. Ob begrenzte Budgets zur Kundenzufriedenheit, Fehlerbehebungen vor dem Software-Release oder das Aufräumen vor einem Spontanbesuch: Das Prinzip ist universell. Zur Lösung raten wir zu einem Pareto-Diagramm.

Was ist ein Pareto-Diagramm?

Das Pareto-Diagramm ist eines der sieben Werkzeuge der Qualität, wie sie um 1943 von Kaoru Ishikawa formuliert wurden. Es basiert auf dem Prinzip, dass 80% der Auswirkungen aus 20% der Ursachen resultieren. Daher ist es weit verbreitet auch als 80-20-Regel bekannt. Seinen Namen erhielt es von dem Italiener Vilfredo Pareto, welcher feststellte, dass 80% des Vermögens in Italien im Besitz der oberen 20% der Bevölkerung lagen.

Das Pareto-Diagramm: eines der sieben Werkzeuge der Qualität

Das Pareto-Prinzip soll einer Priorisierung dienen, indem das Wesentliche vom Unbedeutenden getrennt wird. Die genauen Verhältnisse können dabei variieren. Als Hauptaussage bleibt bestehen, dass die meisten Dinge, wie der Aufwand und der Nutzen, nicht gleichverteilt sind.

Weiterhin muss 80 + 20 nicht immer gleich 100 sein. Die beiden Aspekte sind nicht Bestandteil derselben Menge. So kann beispielsweise 1% der Bevölkerung über 90% des Vermögens verfügen. Oder 20% der Mitarbeitenden erledigen 100% der Arbeit, wenn die übrigen 80% nichts beitragen.

Grundsätzlich formuliert das Pareto-Prinzip den allgemeinen Trend, dass in einer Vielzahl von Faktoren einige wenige den Großteil der resultierenden Aktivität verursachen. Wichtig ist hierbei zu bemerken, dass das Pareto-Prinzip lediglich eine weit verbreitete Beobachtung ist. Es ist keinesfalls als Naturgesetz zu verstehen.

Beispiele für das Pareto-Prinzip

Die folgenden Beispiele helfen dabei, das Prinzip besser nachzuvollziehen:

20% der Autofahrenden verursachen 80% der Unfälle.
20% der Mitarbeitenden erledigen 80% der Arbeit.
20% der Kunden generieren 80% des Umsatzes.
20% der Produkte generieren 80% des Umsatzes.
In 20% der Zeit sind 80% des Ziels zu erreichen.
80% der Beschwerden stammen von 20% der Kunden.
20% der Bevölkerung verfügen über 80% des Vermögens.
20% der Bugs verursachen 80% der Abstürze.
80% der Nutzungsdauer fällt auf 20% der Features.
80% der Zeit trägt man 20% seiner Schuhe.
80% der Zeit trägt man 20% seiner Schuhe.

Pareto lehrt uns: Das Leben ist nicht fair

Wieso ist nicht einfach alles gleichverteilt? In einer perfekten Welt würde jeder Mitarbeitende gleich viel Leistung erbringen, jeder Kunde gleich zufrieden sein und jeder Fehler gleich häufig auftreten. Die Planung wäre so einfach.

Wäre sie das wirklich?

Eine Ungleichverteilung kommt uns oftmals sogar entgegen. Sie erlaubt es, eine Priorisierung vorzunehmen, wodurch das Aufwand-Nutzen-Verhältnis optimiert werden kann.

Wann setze ich das Pareto-Diagramm ein?

Das Pareto-Prinzip beantwortet für die Frage, wohin der Aufwand gelenkt muss, um einen größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Es identifiziert für die Aspekte, hinter denen der höchste Mehrwert verborgen liegt.

Als eines der sieben Qualitätswerkzeuge setzt man das Pareto-Diagramm daher vor allem im Qualitätsmanagement ein. Damit können die wichtigsten Ausprägungen einer Kategorie, wie beispielsweise Fehlerursachen oder Beschwerden, identifiziert werden. Grundsätzlich ist es aber für alles verwendbar, was kategorisiert werden kann.

Das Pareto-Diagramm kann auch die Konsensfindung fördern und die Konfliktresolution begünstigen. Beispielsweise gibt es in einem großen Unternehmen in einem abteilungsübergreifenden Projekt oder Prozess immer wieder Verzögerungen. Jede Abteilung schiebt die Schuld auf eine andere Abteilung. Das Pareto-Diagramm kann hier helfen, die Fehlerursachen zu finden und einen gemeinsamen Weg festzulegen, indem die problembehafteten Prozessschritte identifiziert werden. Somit wird der Konflikt von einer womöglich irrationalen und persönlichen Ebene auf eine objektive und sachliche Ebene verschoben, auf welcher gemeinsam an der Problembehebung gearbeitet werden kann.

Wie sieht ein Pareto-Diagramm aus und wie ist es zu lesen?

Das Pareto-Diagramm ist ein Balkendiagramm, in welchem jeder Balken die Ausprägung eines kategorischen Merkmals darstellt. Dabei sind horizontal die Ausprägungen zu erfassen, die vertikal quantifiziert werden.

Die Länge der Balken zeigt an, wie diese Ausprägungen eine Kenngröße beeinflussen. Dies können beispielsweise Beschwerdeanrufe pro Kunde, Seitenaufrufe je Webseite oder Umsatz je Produkt sein. Die Balken sind hierbei absteigend sortiert, sodass linksseitig die wichtigsten Ausprägungen zu lesen sind. Darüber ist der kumulative prozentuale Anteil der Ausprägungen an dem Gesamtwert der Kenngröße als Linie gespannt.

Im Beispiel unten ist der Umsatz je Unterkategorie zu sehen. Hier sind die Unterkategorien, welche kumulativ bis zu 80% des Umsatzes ausmachen, orange eingefärbt. Die übrigen Unterkategorien sind blau dargestellt. Es fällt auf, dass einige wenige Unterkategorien den Großteil des Umsatzes ausmachen und dass wesentlich mehr Unterkategorien nur wenig zum Umsatz beitragen.

Pareto-Diagramm: Umsatz je Unterkategorie

Was benötige ich für mein Pareto-Diagramm?

Unabhängig von der Software, welche zur Visualisierung genutzt wird, muss zunächst das Problem definiert werden. Hierbei geht es in allererster Linie um die Kennzahl, welche erkundet werden, d.h. das Resultat, dessen Ursachen priorisiert werden soll. Dies kann beispielsweise die Bearbeitungsdauer, die Anzahl der Beschwerden oder die Höhe des Umsatzes sein.

Im zweiten Schritt werden die möglichen Ursachen definiert. Möchtest Du die Bearbeitungsdauer in Abhängigkeit von Prozessschritt, Sachbearbeitenden oder Abteilung untersuchen? Willst Du die Anzahl der Beschwerden auf den Kunden, das Produkt oder die Jahreszeit zurückführen? Interessiert Dich der Zusammenhang zwischen Umsatz und Region, Quartal oder Produktkategorie?

Hier suchst Du nach der Kategorie, deren Ausprägungen die Höhe der gewählten Kennzahl verursachen. Tableau erlaubt es, diese Kategorie, dort Dimension genannt, sehr einfach auszutauschen, sodass innerhalb kürzester Zeit mehrere Dimensionen untersucht werden können.

Wie erstelle ich ein Pareto-Diagramm in Tableau?

Für unser Beispiel nutzen wir den Superstore Datensatz, den Tableau mitliefert. Uns interessiert der Gewinn je Kunde.

Klicken Sie den „absteigend sortieren“-Button in der Toolleiste.
Lege die gewählte Kennzahl (hier: Gewinn) in den Zeilencontainer. Tableau erstellt für einen einzelnen Balken.
Lege die gewählte Dimension (in unserem Beispiel die Kundennamen) in den Spaltencontainer. Es entsteht ein Balken je Ausprägung der Dimension. Die Ausprägungen sind zunächst alphabetisch sortiert.
Sortiere die Dimension absteigend nach der gewählten Kennzahl. Dazu gibt es drei verschiedene Wege:
- Klicke den „absteigend sortieren“-Button in der Toolleiste.
- Schwebe mit der Maus über der Achse der Kennzahl, bis der „absteigend sortieren“-Button erscheint. Erscheint er nicht, klicke einmal auf die Achse, woraufhin die Sortieroptionen angezeigt werden. Sortiere absteigend.
- Gehe über das Kontextmenü der Dimension in die Option „Sortieren“. Sortiere dort absteigend nach einem Feld. Wähle unter Feld die Kennzahl mit der entsprechenden Aggregation aus. Bestätige die Auswahl mit „OK“.

Schritt 3: die Balken absteigend sortieren

Ändere den Markierungstyp zu Balken.
Füge nun die gewählte Kennzahl erneut ein. Ziehe dazu die Kennzahl aus dem Datenbereich bis ganz an den rechten Rand der Ansicht, sodass eine gestrichelte Linie erscheint. Lege die Kennzahl dort ab, um eine Doppelachse zu erzeugen.

Schritt 5: die Kennzahl als Doppelachse hinzufügen

Ändere den Markierungstyp der eben hinzugefügten Achse (hier: SUM(Gewinn) (2)) zu Linie.
Klicke im Kontextmenü der zweiten Kopie der Kennzahl im Zeilencontainer auf „Tabellenberechnung hinzufügen“. Wähle als Berechnungstyp den laufenden Gesamtwert aus. Füge eine sekundäre Berechnung hinzu, indem Du im unteren Teil des Dialogs das entsprechende Kästchen selektierst, und wähle als sekundären Berechnungstyp Prozent des Gesamtwerts.

Schritt 7: den kumulierten prozentualen Anteil am Gesamtwert als Tabellenberechnung hinzufügen

Fertig ist Ihr Pareto-Diagramm.

Das Pareto-Diagramm verfeinern

Natürlich können nun viele weitere Formatierungen vorgenommen werden, um das Pareto-Diagramm optisch anzupassen. Zu empfehlen wäre es, die Balken und die darüber gespannte Linie farblich voneinander abzusetzen. Weiterhin kann es hilfreich sein, eine sinnvolle Referenzlinie wie zum Beispiel eine Konstante von 80% einzufügen. Als letzter Schritt bietet es sich an, die Tooltips zu formatieren.

Hier siehst Du, wie ein fertiges Pareto-Diagramm aussehen könnte. Die Arbeitsmappe kann von Tableau Public heruntergeladen werden, um das Beispiel noch genauer nachzuvollziehen.

Identifikation und Nutzung der 80-20-Regel in Tableau

Ein deutliches Indiz für den Pareto-Effekt sind stark abfallende Balken in Kombination mit einer steilen Kurve in Ihrem Diagramm. Sobald Du dieses Muster erkennst, solltest Du die Optimierung gezielt auf jene Bereiche ausrichten, in denen der Effekt am markantesten ist. Konzentriere Dich auf die Ausprägungen, die den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben und sich somit signifikant von der Masse abheben.

Grundlage hierfür ist das Prinzip des abnehmenden Grenznutzens: Da jede zusätzlich investierte Ressource ab einem gewissen Punkt immer weniger Mehrwert generiert, ist es effizienter, den Fokus konsequent auf das wesentliche Wenige zu legen.

Diese Erkenntnis lässt sich auf diverse Geschäftsbereiche übertragen:

Personalmanagement: Wenn wenige Mitarbeiter den Großteil der Arbeitsleistung erbringen, sollten gezielte Bindungsmaßnahmen und Belohnungen für diese Leistungsträger im Vordergrund stehen.
Qualitätssicherung: Verursachen nur einige wenige Bugs die Mehrheit der Systemabstürze, müssen die Fehlerbehebungs-Maßnahmen genau dort ansetzen.
Vertrieb: Generiert ein kleiner Kundenkreis den Hauptanteil des Umsatzes, sollte das Kundenzufriedenheitsmanagement prioritär auf diese Schlüsselkunden fokussiert werden.

Zusammenfassend gilt: Akzeptiere das bestehende Ungleichgewicht, lokalisiere es präzise mithilfe eines Pareto-Diagramms und leite daraus Deine strategischen Maßnahmen ab.

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