Durch die Automatisierung manueller Prozesse lässt sich häufig viel Zeit sparen. Jedoch gibt es viele Prozesse, die schwer zu automatisieren scheinen und sehr teure Ressourcen für die Entwicklung der Automatisierungslösung erfordern. Alteryx ist in diesem Feld eine Software, die immer neue Funktionalitäten hinzugewinnt, welche solche komplexen Unterfangen auch ohne den Einsatz einer eigenen Entwicklungsabteilung ermöglichen. Wir versuchen diese neuen Möglichkeiten bei The Information Lab natürlich laufend zu testen.
Hierbei gelang es kürzlich eine jährliche Ersparnis von ca. 100 Arbeitsstunden in unserer Finanzabteilung zu realisieren. Dies wurde dadurch erreicht, das die Erfassung von Rechnungen durch Alteryx automatisch abgebildet wird und der Prozess der Rechnungsfreigabe mit Ausnahme des Setzens eines Hakens auch ohne händischen Aufwand auskommt. Im Folgenden umreiße ich einmal, welcher Prozess hier auf welche Weise durch Alteryx verbessert wurde.
Ausgangslage
Wie die meisten Unternehmen stellt The Information Lab Deutschland nicht nur Rechnungen, sondern bekommt auch viele Rechnungen, welche kontrolliert und bezahlt werden müssen. Hierbei kommt ein großer Teil unserer Rechnungen von einem Softwarehersteller als PDF-Anhang per Mail. Die Rechnungsinformationen wurden nun händisch aus den PDFs übernommen und in einer Freigabeliste übernommen. Wenn die Rechnungen dann freigegeben wurden, mussten diese noch in Gänze in unser Buchhaltungssystem eingegeben werden, wonach die Zahlung der Rechnung folgte. Unterm Strich blieb ein manueller Aufwand von ca. 8 Minuten je Rechnung, der für mehrere hundert Rechnungen dieses Herstellers jedes Jahr zu erbringen war.
Umsetzung
Die Alteryx Intelligence Suite enthält verschiedene Tools, die Optical Character Recognition (OCR) ermöglichen, also die automatische Texterkennung aus Bildern. Diese Werkzeuge sollten also genutzt werden, um die PDF-Rechnungen auszulesen und die Informationen zu speichern. Diese Informationen sollten nun in einem einfach Frontend zur Rechnungsfreigabe angezeigt werden, wofür eine einfach analytische App oder eine Sharepoint-Liste ausreichend ist. Wenn nun bei einer Rechnung „ein Haken gesetzt wird“, sollen die Rechnungsinformationen der freigegebenen Rechnung per POST-Request über die API unseres Buchhaltungssystems in dieses eingespielt werden, wonach der Zahlungsprozess beginnt.
Ein Workflow, der all diese Arbeitsschritte übernimmt, läuft nun einmal täglich, um neue Rechnungen in der Freigabeliste aufzuführen, die Freigabeliste zu kontrollieren und freigegebene Rechnungen in das Buchhaltungssystem zu schreiben.
Die Learnings
Die OCR-Tools ermöglichen ein reibungsloses Auslesen von Informationen aus Bilddatein, wenn diese eine gute Qualität haben. Jedoch konfiguriert man die Tools für einen bestimmten Aufbau von Bilddateien. Bei uns hat sich das Format der Rechnungen des Herstellers während der Testphase geändert, was natürlich dazu führte, dass Informationen nicht mehr korrekt erfasst wurden und Tools neu konfiguriert werden mussten. Dementsprechend ist auch nach Produktiveren des Workflows stichprobenartige Kontrolle notwendig, um schnell auf Formatänderungen o.ä. zu reagieren.
Obwohl es ein dediziertes „PDF to Text“-Tool gibt, hat sich in unserem Fall herausgestellt, dass die Rechnungen mit dem „Image to Text“-Tool besser zu erfassen waren, welches mit BLOB-Daten arbeiten kann.
- Die auszulesenden (Bild-)Dateien sollten ein möglichst gleichbleibendes inhaltliches Format haben
- Änderungen an Bilddateien müssen am besten frühzeitig erkannt und im Workflow berücksichtigt werden
- Auch für PDFs kann es in einigen Fällen sinnvoll sein, dass „Image to Text“ Tool zu nutzen
Falls auch in ihrer Arbeit viel Zeit für das manuelle Erfassen von Informationen aus beispielsweise PDFs verwendet wird, birgt das unter Umständen großes Potenzial für eine Automatisierung mit Alteryx.
Sprechen sie uns an!
