Tableau Sales Dashboard: Agiler Pilot für die Vertriebssteuerung
Steckbrief
Branche: Industriearmaturen (Mittelständisches Unternehmen, ca. 400 Mitarbeitende)
Service & Solutions: Tableau Desktop & Tableau Prep
Umfang: Agiler Pilot eines dreistufigen Sales Dashboards für Unternehmens-, Regions- und Subregionsanalysen
Zentraler Mehrwert: Mehr Transparenz in der Vertriebssteuerung, schnellere Analyse zentraler Kennzahlen und fundierte Grundlage für weitere BI-Entscheidungen
Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Bereich Industriearmaturen wollte seine Vertriebssteuerung stärker datenbasiert ausrichten. Um das gesetzte Wachstumsziel besser steuern zu können, reichten die bisherigen manuellen Prozesse im Reporting jedoch nicht mehr aus.
The Information Lab entwickelte einen agilen Piloten für ein Sales Dashboard mit Tableau Desktop und Tableau Prep. Ziel war es, zentrale Vertriebskennzahlen übersichtlich darzustellen, regionale Entwicklungen schneller vergleichbar zu machen und eine fundierte Grundlage für weitere BI-Entscheidungen zu schaffen.
Ausgangslage: Wachstumsziel trifft auf manuelles Reporting
Das Unternehmen hat sich ein Wachstumsziel gesetzt: Eine Umsatzsteigerung von 50 % in den kommenden 5 Jahren. Um dieses Wachstumsziel datenbasiert steuern zu können, stieß die bisherige Infrastruktur an ihre Grenzen. Die Vertriebsberichte wurden primär manuell über Excel erstellt, was zu hohem operativen Aufwand, Fehlerrisiken und zeitlichen Verzögerungen führte. Zudem war die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen (ERP und CRM) komplex.
Für das Erreichen der Wachstumsziele fehlte dem Management ein dynamisches BI-Tool.
Lösungsansatz: Ein Tableau-Pilot als monatlicher Temperaturtest
Im Rahmen einer kostenfreien Projektwoche von The Information Lab wurde ein agiler Pilot eines Sales Dashboards realisiert. Dieses Dashboard wurde speziell dafür konzipiert, dem Vertriebsmanagement einen unkomplizierten, monatlichen „Temperaturtest“ zu ermöglichen. Ziel des Piloten war es, geschäftliche Auffälligkeiten sofort visuell erkennbar zu machen und eine schnelle Erstdiagnose der Ursachen zu erlauben.
Die visuelle Verwertung und Analyse der Daten wurde dabei mit dem Tool Tableau getestet – dem Analytics-Flaggschiff von Salesforce, das sich nahtlos in die bestehende Plattform-Infrastruktur integrieren lässt. Das fertige Ergebnis dient dem Kunden nun als greifbare Perspektive, um den Nutzen und die nächsten strategischen Schritte in den Bereichen Datenpflege, Datenintegration (ERP/CRM) sowie eine dauerhafte Tableau-Anbindung fundiert bewerten zu können.
Umsetzung: Vom ersten Konzept zum dreistufigen Dashboard
Anforderungsanalyse: Fokus auf den Vergleich der vier Hauptregionen (inkl. KPI-Farbindikatoren bei Zielunterschreitung) sowie auf Zeitvergleichsanalysen (aktuelles Jahr vs. Vorjahr vs. Zielwert).
User-Feedback & Refactoring: Ein erster Konzeptentwurf wurde nach dem Zwischen-Check-in basierend auf Kundenfeedback vereinfacht. Um Informationsüberlastung zu vermeiden, wurde die ursprüngliche All-in-One-Ansicht in ein intuitives, dreistufiges Dashboard-Konzept aufgeteilt.
Gelieferte Dashboards: Drei Ebenen für die Vertriebsanalyse
1. Sales Performance Dashboard
Dieses Dashboard enthält die Gesamtübersicht für das gesamte Unternehmen sowie den direkten Vergleich der vier Hauptregionen. Dargestellt werden die zentralen KPIs und ein zeitlicher Verlauf des Jahres. Ein integrierter Farb-Indikator signalisiert sofort, wenn die Sales-Zahlen hinter dem Target zurückbleiben. Zudem sorgt ein flexibler Umschalter dafür, dass die Berechnungsmethode nahtlos zwischen abgeschlossenen Monaten (Completed Months), dem bisherigen Jahresverlauf (Year-to-Date) oder dem aktuellen Monat gewechselt werden kann. Ein interaktiver Klick ermöglicht den direkten Absprung (Drill-down) auf die regionale Ebene.
2. Region Sales Performance Dashboard
Um eine konsistente Navigation und einfache Vergleichbarkeit zu gewährleisten, entspricht die Struktur exakt dem ersten Dashboard. Es bietet eine aggregierte Übersicht des ausgewählten Gesamt-Regionsbereichs sowie den direkten Vergleich aller zugehörigen Subregionen. Auch hier ist ein weiterer struktureller Absprung (Drill-down) bis auf die Subregionsebene integriert.
3. Sub-Region Sales Performance Dashboard
Diese finale Ebene stellt die maximale Detailtiefe bereit und schlüsselt die Daten bis auf Kunden- und Produktkategorie-Ebene auf. Zudem verfügt das Dashboard über eine dynamische Filterfunktion: Sobald ein spezifischer Kunde ausgewählt wird, passen sich alle Visualisierungen im markierten Bereich automatisch an.
Ergebnis: Mehr Transparenz für die Vertriebssteuerung
Das Pilotprojekt wurde erfolgreich umgesetzt und vom Kunden sehr positiv bewertet. Durch die Einführung der Dashboards konnte der Kunde den Mehrwert von BI-Analytics unmittelbar erkennen und nachvollziehen, wie datengetriebene Analysen die Entscheidungsfindung unterstützen und beschleunigen können.
Die Visualisierung der wichtigsten Kennzahlen machte die Daten deutlich übersichtlicher, verständlicher und leichter zugänglich. Die Lösung ermöglichte einen transparenten Überblick über die Vertriebsleistung auf verschiedenen Detailebenen – von der Gesamtunternehmensebene über Regionen und Subregionen bis hin zu einzelnen Kunden und Produktkategorien. Dadurch konnten relevante Informationen schneller gefunden und Analysen effizienter durchgeführt werden.
Das Feedback des Kunden zum Pilotprojekt war durchweg positiv. Besonders hervorgehoben wurden die intuitive Struktur der Dashboards, die benutzerfreundliche Aufbereitung der Informationen sowie die Möglichkeit, über Drill-down-Funktionen detaillierte Analysen durchzuführen. Der Kunde bestätigte, dass die Lösung seine Anforderungen und Erwartungen hinsichtlich Aufbau, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erfüllt hat.
Insgesamt hat das Pilotprojekt den praktischen Nutzen von Business Intelligence für den Kunden deutlich sichtbar gemacht und gezeigt, wie moderne BI-Lösungen die Transparenz erhöhen, datenbasierte Entscheidungen erleichtern und die tägliche Arbeit mit Unternehmensdaten effizienter gestalten können.
Weiterentwicklung: Ansatzpunkte für Skalierung und produktiven Betrieb
Die Lösung bietet klare Ansatzpunkte, um den Nutzen schnell und nachhaltig zu skalieren:
- Nahtlose Einbettung in Salesforce: Tableau lässt sich über Lightning Web Components direkt in die Salesforce-Oberfläche integrieren – inklusive Übergabe von Filter- und Kontextwerten. So entstehen BI-Insights dort, wo Entscheidungen getroffen werden.
- Automatisierte Datenbereitstellung: Für den produktiven Betrieb kann die Datenaufbereitung standardisiert und automatisiert werden (z. B. über Tableau Prep Conductor/Flows oder etablierte ETL-Pipelines). Das reduziert manuellen Aufwand und erhöht Aktualität sowie Datenqualität.
- Erweiterung für den operativen Vertrieb: Aufbau zusätzlicher Analysen, die die tägliche Steuerung unterstützen – etwa Fokuslisten für Opportunities, Hinweise auf lange nicht kontaktierte Accounts sowie Next-Best-Action-Signale auf Basis der Einkaufshistorie.
- AI-gestützte Nutzung: Ergänzend können AI-Funktionen integriert werden für vielfältigere, flexiblere Perspektiven auf die Daten (z. B. automatische Treiberanalysen, Anomalie-Erkennung, Narrative/Insight-Erklärungen), um Ursachen schneller zu verstehen und gezielt Maßnahmen abzuleiten.
Fazit: Vom Pilotprojekt zur belastbaren BI-Perspektive
Der agile Pilot hat gezeigt, welchen Mehrwert ein interaktives Sales Dashboard für die Vertriebssteuerung bieten kann. Zentrale Kennzahlen werden schneller sichtbar, regionale Entwicklungen lassen sich einfacher vergleichen und Detailanalysen sind ohne aufwendige manuelle Auswertungen möglich.
Damit bildet der Prototyp eine konkrete Grundlage für die nächsten Schritte: bessere Datenintegration, automatisierte Reporting-Prozesse und eine skalierbare Tableau-Anbindung im bestehenden Salesforce-Umfeld.
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