100 Arbeitsstunden gespart: Automatische Texterkennung

Autor:in: Torsten Depping
Lesezeit: 3 Minuten
Ein junger Mann mit Brille lÀchelt vor unscharfem Hintergrund, trÀgt ein hellblaues Hemd.
Durch die Automatisierung manueller Prozesse lĂ€sst sich hĂ€ufig viel Zeit sparen. Jedoch gibt es viele Prozesse, die schwer zu automatisieren scheinen und sehr teure Ressourcen fĂŒr die Entwicklung der Automatisierungslösung erfordern. Alteryx ist in diesem Feld eine Software, die immer neue FunktionalitĂ€ten hinzugewinnt, welche solche komplexen Unterfangen auch ohne den Einsatz einer eigenen Entwicklungsabteilung ermöglichen. Wir versuchen diese neuen Möglichkeiten bei The Information Lab natĂŒrlich laufend zu testen. Hierbei gelang es kĂŒrzlich eine jĂ€hrliche Ersparnis von ca. 100 Arbeitsstunden in unserer Finanzabteilung zu realisieren. Dies wurde dadurch erreicht, das die Erfassung von Rechnungen durch Alteryx automatisch abgebildet wird und der Prozess der Rechnungsfreigabe mit Ausnahme des Setzens eines Hakens auch ohne hĂ€ndischen Aufwand auskommt. Im Folgenden umreiße ich einmal, welcher Prozess hier auf welche Weise durch Alteryx verbessert wurde.

Ausgangslage

Wie die meisten Unternehmen stellt The Information Lab Deutschland nicht nur Rechnungen, sondern bekommt auch viele Rechnungen, welche kontrolliert und bezahlt werden mĂŒssen. Hierbei kommt ein großer Teil unserer Rechnungen von einem Softwarehersteller als PDF-Anhang per Mail. Die Rechnungsinformationen wurden nun hĂ€ndisch aus den PDFs ĂŒbernommen und in einer Freigabeliste ĂŒbernommen. Wenn die Rechnungen dann freigegeben wurden, mussten diese noch in GĂ€nze in unser Buchhaltungssystem eingegeben werden, wonach die Zahlung der Rechnung folgte. Unterm Strich blieb ein manueller Aufwand von ca. 8 Minuten je Rechnung, der fĂŒr mehrere hundert Rechnungen dieses Herstellers jedes Jahr zu erbringen war.

Umsetzung

Die Alteryx Intelligence Suite enthĂ€lt verschiedene Tools, die Optical Character Recognition (OCR) ermöglichen, also die automatische Texterkennung aus Bildern. Diese Werkzeuge sollten also genutzt werden, um die PDF-Rechnungen auszulesen und die Informationen zu speichern. Diese Informationen sollten nun in einem einfach Frontend zur Rechnungsfreigabe angezeigt werden, wofĂŒr eine einfach analytische App oder eine Sharepoint-Liste ausreichend ist. Wenn nun bei einer Rechnung „ein Haken gesetzt wird“, sollen die Rechnungsinformationen der freigegebenen Rechnung per POST-Request ĂŒber die API unseres Buchhaltungssystems in dieses eingespielt werden, wonach der Zahlungsprozess beginnt. Ein Workflow, der all diese Arbeitsschritte ĂŒbernimmt, lĂ€uft nun einmal tĂ€glich, um neue Rechnungen in der Freigabeliste aufzufĂŒhren, die Freigabeliste zu kontrollieren und freigegebene Rechnungen in das Buchhaltungssystem zu schreiben.

Die Learnings

Die OCR-Tools ermöglichen ein reibungsloses Auslesen von Informationen aus Bilddatein, wenn diese eine gute QualitĂ€t haben. Jedoch konfiguriert man die Tools fĂŒr einen bestimmten Aufbau von Bilddateien. Bei uns hat sich das Format der Rechnungen des Herstellers wĂ€hrend der Testphase geĂ€ndert, was natĂŒrlich dazu fĂŒhrte, dass Informationen nicht mehr korrekt erfasst wurden und Tools neu konfiguriert werden mussten. Dementsprechend ist auch nach Produktiveren des Workflows stichprobenartige Kontrolle notwendig, um schnell auf FormatĂ€nderungen o.Ă€. zu reagieren. Obwohl es ein dediziertes „PDF to Text“-Tool gibt, hat sich in unserem Fall herausgestellt, dass die Rechnungen mit dem „Image to Text“-Tool besser zu erfassen waren, welches mit BLOB-Daten arbeiten kann.
  • Die auszulesenden (Bild-)Dateien sollten ein möglichst gleichbleibendes inhaltliches Format haben
  • Änderungen an Bilddateien mĂŒssen am besten frĂŒhzeitig erkannt und im Workflow berĂŒcksichtigt werden
  • Auch fĂŒr PDFs kann es in einigen FĂ€llen sinnvoll sein, dass „Image to Text“ Tool zu nutzen
  Falls auch in ihrer Arbeit viel Zeit fĂŒr das manuelle Erfassen von Informationen aus beispielsweise PDFs verwendet wird, birgt das unter UmstĂ€nden großes Potenzial fĂŒr eine Automatisierung mit Alteryx. Sprechen sie uns an!

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