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Tableau Dashboards als PDF exportieren? 5 Fragen, die Sie hierbei beachten sollten

Wer kennt es nicht? Ein End-User kommt zu Ihnen und fragt: „Kann ich das Tableau-Dashboard als PDF exportieren?“. Sie, als der Power-User, der viele interaktive Funktionen in das Dashboard eingebaut hat, um alle Bedürfnisse des End-Users zu erfüllen, sind vielleicht verblüfft, warum man all diese nützlichen Interaktionen durch den Export ins PDF verwerfen will.

Und genau das sollten Sie sich auch fragen.

Sie wissen zwar, dass die einfache Antwort auf die obige Frage „Ja“ lautet, aber das ist oft nicht die richtige Antwort auf das zugrunde liegende Bedürfnis hinter der Frage. Anstatt also mit „Ja“ zu antworten, fragen Sie nach dem „Warum“.

Warum Tableau Dashboards als PDF exportieren?

Diese Frage kommt in der Regel auf, weil der End-User denkt, dass dies die einfachste Lösung für sein Problem sei. Die Frage nach dem „Warum“ offenbart in der Regel das zugrunde liegende Problem, und ermöglicht es Ihnen, eine tatsächliche Lösung dafür anzubieten, die höchstwahrscheinlich keinen Export als PDF beinhaltet.

Die Antwort auf die Frage nach dem Warum wird oft eine der folgenden sein:

  1. „Ich brauche das Dashboard unterwegs, wenn ich keinen Internetzugriff habe.“
  2. „Ich möchte den historischen Stand der Daten speichern.“
  3. „Ich möchte das PDF an jemanden senden, der keinen Zugriff auf unseren Tableau Server hat.“
  4. „Wir hatten es immer als PDF.“

Es gibt allerdings eine Antwort, die Sie vermutlich nie hören werden, auf die Sie jedoch trotzdem achten sollten, da sie sich oft zwischen den Zeilen verbirgt:

5. „Ich verstehe das Dashboard nicht und weiß nicht, wie ich mit der angebotenen Interaktivität umgehen soll.“

Wie Sie mit der Frage nach dem „Warum“ umgehen können

Schauen wir uns diese der Reihe nach an.

1. „Ich brauche das Dashboard unterwegs, wenn ich keinen Internetzugriff habe.“

Genau dafür ist Tableau Mobile da. Es ermöglicht dem End-User, interaktive Vorschauen Ihrer Dashboards offline zu sehen. Es gibt einige Einschränkungen, da Sie zum Beispiel nicht filtern können, aber andererseits können Sie auch in einem PDF-Dokument nicht filtern!

Der End-User favorisiert seine bevorzugten Ansichten und hat sie überall dabei. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht, wird einfach der „Go Live“-Button betätigt, um wieder auf die volle Funktionalität des Dashboards zugreifen zu können.

2. „Ich möchte den historischen Stand der Daten speichern.“

Nutzen Sie einen Datumsfilter, um dem End-User die Möglichkeit zu geben sich auch historische Daten anzuschauen. Vielleicht ist der End-User auch an einer Entwicklung über die Zeit interessiert. Nutzen Sie diese Frage für einen neuen Use Case und bauen Sie ein weiteres Dashboard, das genau die Entwicklung zeigt, an der der End-User interessiert ist.

3. „Ich möchte das PDF an jemanden senden, der keinen Zugriff auf unseren Tableau Server hat.“

Die Antwort ist hier zweigeteilt und beinhaltet eine weitere Frage Ihrerseits: Warum hat die Person keinen Zugriff auf den Tableau Server?

Wenn es sich um einen Kollegen handelt, sollte er wahrscheinlich einen Zugang zum Tableau Server erhalten. Höchstwahrscheinlich gibt es mehr Dashboards, die für den Empfänger des PDFs von Nutzen wären, als nur das eine, das Sie versuchen, als PDF zu exportieren.

Wenn es sich um einen externen Benutzer handelt, fragen Sie ihn, warum er diese Daten sehen muss. Tableau Server erlaubt es Ihnen, Berechtigungen zu implementieren, die dem End-User die Sicherheit geben, dass nur Benutzer, die die Daten tatsächlich sehen dürfen, die Daten auch sehen. Wenn der externe Benutzer versucht, dies zu umgehen, indem Sie ein PDF exportieren und das Ergebnis per E-Mail an jemanden schicken, der keinen Zugriff auf das Dashboard hat, kann dies die gesamte Berechtigungsstruktur aushebeln.

Wenn es sich um einen externen Stakeholder handelt, können Sie das Dashboard zum Beispiel live in einem Screenshare präsentieren, sodass dieser Fragen stellen kann und Sie diese sofort beantworten können, indem Sie die interaktiven Funktionen nutzen, die in das Dashboard eingebaut wurden. Das treibt die Diskussion an und beeindruckt den Stakeholder auf einer Ebene, die ein einfaches PDF nicht leisten kann.

4. „Wir hatten es immer als PDF.“

Das ist die gleiche alte Geschichte, die jeder von uns schon oft gehört hat. „Mach es neu und besser, aber ändere auch nichts!“ Wenn Sie in eine neue Software wie Tableau investieren, investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und beginnen mit dem Aufbau einer Analysekultur, warum sollten Sie sich selbst das Potenzial verweigern, welches mit Tableau einhergeht?

5. „Ich verstehe das Dashboard nicht und weiß nicht, wie ich mit der Interaktivität des Dashboards umgehen soll.“

Dies ist der schwierigste Punkt, da Ihre User dies nur sehr selten tatsächlich zugeben werden. Oft müssen Sie zwischen den Zeilen lesen und die Benutzerstatistiken Ihrer Dashboards überprüfen, um herauszufinden, ob die End-User in der Lage sind, mit Ihren Dashboards zu arbeiten.

Wenn Sie ein brillantes Dashboard bauen, aber das Level der Datenkompetenz Ihrer User völlig ignorieren, und sie mit den Funktionen auf dem Dashboard überfordern, dann ist es kein brillantes Dashboard.

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Dashboard den Anforderungen und dem Wissensstand der Benutzer entspricht?

Sprechen Sie mit ihnen. Beziehen Sie sie in den Entwicklungsprozess mit ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedürfnisse und Grenzen der End-User verstehen. Erklären Sie, was Sie bauen. Fragen Sie nach Feedback und bauen Sie dieses Feedback in einem iterativen Prozess mit ein.

Erwarten Sie bei der Dashboard-Übergabe nicht, dass der End-User alles auf einen Blick und ohne jegliche Erklärung versteht. Stellen Sie sicher, dass Sie eine ordentliche Übergabe durchführen. Erklären Sie, was Sie gebaut haben, wie es die Anforderungen des End-Users erfüllt und wie der End-User mit dem Dashboard interagieren kann. Fügen Sie Hinweise auf dem Dashboard hinzu, sei es in Titeln, in Tooltips, in Overlays, in Kommentarboxen oder auf jede andere erdenkliche Art und Weise. Bauen Sie nicht nur ein Dashboard, sondern nutzen Sie das Dashboard als Dialog mit dem End-User.

Der End-User will immer noch einen PDF-Export – was nun?

Wenn keiner der oben genannten Gründe als Antwort aufkommt, fragen Sie noch einmal nach dem „Warum“. Wenn ein anderer Grund genannt wird, für den Sie eine alternative Lösung zum PDF-Export anbieten können, tun Sie das.

Wenn der End-User die Frage nach dem Warum gar nicht beantworten kann, dann beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Sie werden die Welt nicht an einem Tag verändern können. Aber Sie können mit der Zeit immer mehr User näher an eine richtige Analysekultur heranführen, einen User nach dem anderen.

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Übersetzt von: Joshua Glöckner