Wir schreiben das Jahr 1918. Charles M. Schwab, ein amerikanischer Stahlmagnat und Vorsitzender des zweitgrößten Stahlproduzenten in den USA, suchte eine Möglichkeit die Produktivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern. Für dieses Unterfangen engagierte Schwab den Unternehmensberater Ivy Lee.
Lee war bekannt für seine erfolgreiche und moderne Öffentlichkeitsarbeit. Deshalb beriet er unteranderem John D. Rockefeller Jr. und dessen Unternehmen, Standard Oil, bei der Verbesserung ihres schlechten Rufes, das durch das Ludlow-Massaker zusätzlich Schaden genommen hatte – Mit Erfolg!
Mit dem Ziel die Produktivität der Firma zu verdoppeln ging Schwab in das Gespräch mit Lee. Es solle nur jeweils ein 15 Minuten-Gespräch mit jeder Führungskraft nötig sein, um eine deutliche Verbesserung der Produktivität verzeichnen zu können. Anschließend sollten sich die beiden nach drei Monaten wiedersehen und Schwab sollte selbst entscheiden, wie hoch der Scheck ausfallen sollte. Schwab überreichte Lee einen Scheck in Höhe von 25.000$ (Heute ca. 500.000$).
Die Ivy-Lee-Methode
Doch was hat Schwab dazu veranlasst, Lee einen derartigen Betrag auszahlen zu lassen? Lee hat den Führungskräften die nach ihm benannte 5-Schritte-Methode beigebracht:
1. Schritt – Brainstorming
In dieser Phase soll man sich am Ende eines jeden Arbeitstages hinsetzen und überlegen, welche realistischen Aufgaben für den nächsten Tag zu erledigen sind. Dabei soll man darauf achten große Projekte in kleinere Etappenziele aufzuteilen. Ein Grund für ineffizientes Arbeiten, sowohl individuell als auch in einem Kollektiv, liegt in der Prokrastination. Gerade in einem großen Unternehmen kann das zu einem Verlust unzähliger Arbeitsstunden führen und effizientes Arbeiten behindern. Durch die Vorbereitung einer Liste am Tag zuvor und die Aufteilung großer Aufgaben in mehrere kleinere Aufgaben, wird die Wahrscheinlichkeit für Prokrastination gesenkt.
2. Schritt – Sortieren
Nach der Sammlung verschiedener Aufgaben beginnt das Priorisieren und Sortieren. Dabei sollte man darauf achten, die wichtigsten sechs Aufgaben aus Schritt 1 zu identifizieren und die wichtigste und möglicherweise unangenehmste Aufgabe an die oberste Stelle zu setzen. Nach dem Motto „Eat that Frog“ von Brian Tracy sollte man „den Frosch“ am Tag als erstes schlucken. Dies ist zurückzuführen auf ein Zitat von Mark Twain: „… if the first thing you do in the morning is eat a live frog, you can go through the rest of the day knowing the worst is behind you”. Das hilft bei der Beseitigung von Unsicherheit und Prokrationation.
3. Schritt – Umsetzen
Am nächsten Arbeitstag ist es wichtig, ohne viel nachzudenken, direkt zu beginnen. Dabei sollte man sich auf die oberste Aufgabe konzentrieren und jegliche Ablenkung vermeiden. Neben Prokrastination ist ein weiterer wesentlicher Grund für den Verlust von Effizienz der Multifokus. Es ist daher wichtig erst mit der nächsten Aufgabe zu beginnen, wenn man die vorherige Aufgabe erfolgreich gemeistert hat.
4. Schritt – Aufräumen
Nach jeder gelösten Aufgabe sollte man seine Liste kritisch prüfen und aktualisieren. Es ist nicht sinnvoll eisern auf die 6 Aufgaben des Vortages zu beharren, weil sich Prioritäten verschieben können. Auf der anderen Seite wäre es möglich, dass ein Arbeitskollege eine Aufgabe bereits übernommen hat oder ein neuer Auftrag von höchster Priorität am selben Tag eintrifft, sodass man stets seine Liste aktualisieren sollte.
5. Schritt – Ritualisierung
Man sollte die Ivy-Lee-Methode zur Gewohnheit werden lassen. Das heißt jeden Tag nach der Arbeit prüfen, was man geschafft hat und was noch offene Aufgaben sind. Die offenen Aufgaben kommen dann auf die Liste des nächsten Tages.
Der große Vorteil der Ivy-Lee-Methode besteht in seiner Einfachheit, die trotzdem zu einem erheblichen Produktivitätswachstum führen kann. Zusätzlich identifiziert diese Methode die beiden Hauptfaktoren, die zu Effizienzverlust führen (Prokrastination und Multifokus) und minimiert die Wahrscheinlichkeit des Auftretens dieser beiden Risiken. Jetzt ist es an der Zeit, dass du diese Methode zu Eigen machst und von ihrer Anwendung profitierst.
